Votre entreprise mène plusieurs projets en parallèle ? Il peut s’agir de projets internes comme la digitalisation de votre organisation ou encore de projets externes. Afin de mieux les piloter, il vous faut mettre en place une solution efficace de gestion de portefeuille de projets.
Gestion de portefeuille de projets, en quoi est-ce utile ?
Quand les projets d’une entreprise se multiplient, il est de plus en plus difficile pour les dirigeants de les gérer et de les suivre. Aussi, certains sont confrontés à des dépassements de budget, ou de délais, et d’autres n’atteignent pas les objectifs fixés. La gestion de portefeuille de projets évite ces soucis, en permettant aux dirigeants d’évaluer chaque projet et de définir leur priorité. Ils auront une vue globale de l’ensemble des projets en cours, de leur avancement, de leurs contraintes, ainsi que des ressources allouées à chacun d’eux. Ainsi, avec une solution de gestion des portefeuilles de projets efficace, il devient facile pour les dirigeants de l’entreprise de :
– avoir une meilleure concentration sur les objectifs fixés,
– optimiser la gestion du temps et la prise de décision,
– mieux contrôler les risques,
– identifier les projets prioritaires,
– équilibrer les budgets alloués à chacun des projets,
– gérer les ressources disponibles
– mesurer la rentabilité des projets,
– consulter les échéanciers des projets
– avoir une vision d’ensemble des projets et des budgets relatifs à chacun d’eux.
Comment procéder pour la mise en place d’une gestion de portefeuille de projets ?
Pour mettre en place une gestion de portefeuille de projets efficace, il faut suivre un certain nombre d’étapes incontournables comme l’audit de l’existant, l’identification des besoins, la collecte de données, la mise en place de l’outil de pilotage des projets, etc. Les acteurs projets doivent utiliser des outils comme des tableaux de bord leur permettant de gérer le portefeuille de projets. Ces outils doivent être adaptés à l’organisation de l’entreprise. Ainsi, les informations accessibles par les différents acteurs qui utilisent l’outil ne doivent pas être les mêmes. Par exemple, un chef de projet n’aura pas toutes les informations auxquelles peut accéder un directeur informatique. Plus la personne qui utilise l’outil occupe une fonction importante, plus elle aura une vision large des projets en cours.
Pour que l’outil mis en place permette de gérer efficacement le portefeuille de projets d’une entreprise, celui-ci doit être doté d’indicateurs de :
– réalisation : taux d’avancement des projets, consommation du temps calendaire, taux de consommation des ressources, etc.
– comptage des projets par département,
– vision budgétaire : budgets alloués et consommés,
– ressources sollicitées,
– suivi des priorités,
– contrôle des risques.
Ces informations et données pourraient être illustrées par des tableaux, d’histogrammes, de modèles, de graphiques. Tout ceci permet alors aux dirigeants de mieux estimer chaque projet et d’avoir une vue détaillée sur chaque tâche.
Ensuite, certains outils de gestion de portefeuille de projets sont dotés d’autres fonctionnalités pratiques permettant d’améliorer la collaboration : espace de travail partagé, discussion en temps réel avec les autres acteurs, vidéoconférence…
