Le bon fonctionnement de l’entreprise, ainsi que sa productivité, dépendent en partie d’une excellente gestion des congés par les RH. Les RH doivent notamment s’assurer de l’existence d’un service minimum durant les périodes de vacances pour que l’activité ne soit pas interrompue. En gérant de manière optimale les congés, les RH sauront qui devraient faire une pause et qui devraient assurer la production durant les départs. En ce sens, les RH participent au bien-être des employés. L’importance d’une bonne gestion des congés se constate lorsque vient l’été. La saison estivale constitue, en effet, la période où les demandes de congés sont les plus nombreux. Cet article récence les différents types de congés, présente leurs modes de calcul, explique comment les planifier et présente la solution SIRH.

Les différents types de congés et comment les calculer ?

Le dossier individuel du salarié informe les RH sur le parcours du salarié au sein de l’entreprise, y compris ses absences et ses congés.

Les différents types de congés

Les congés sont des jours d’absence dont l’existence est prévue par le code du travail. Il existe le congé payé et les congés spéciaux. Le congé payé est à prendre chaque année : le salarié ne travaille pas, mais il est payé (il perçoit indemnité de congé payé). Les congés spéciaux sont classés en trois catégories : congés justifiés par un projet personnel (formation, déménagement, voyage…), congés justifiés par un projet professionnel (création d’entreprise ; reprise d’entreprise ; enseignement, recherche, innovation ; examen), congés justifiés par un événement familial (décès d’un parent, mariage, présence parentale, maladie d’un enfant, congé parental d’éducation…). Enfin, il existe d’autres types d’absence : maladie (à condition de présenter un justificatif), congé de maternité, départ en congé pour compensation des heures supplémentaires effectuées, absences autorisée mais non payées (avec présentation d’un justificatif)…

Comment calculer les droits et soldes de congés payés ?

Il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion des congés pour automatiser le calcul. Pour chaque mois travaillé par un employé, y compris celui qui est à temps partiel, les RH comptent 2,5 jours ouvrables qui viennent s’ajouter au nombre de jours de congé dont a droit cet employé (solde de congés). Le premier facteur à prendre en compte dans le calcul des congés payés sont les suivants c’est la période de référence établie par l’employeur. Si l’employé travaille durant toute la période de référence, et qu’il ne prend aucun congé sur cette période, il a alors droit à 30 jours ouvrables de congé (le dimanche n’est pas inclus) ou 25 jours ouvrés. Le troisième élément de calcul c’est le nombre de jours ouvrables travaillé par l’employé.

Comment planifier de manière optimale les congés ?

Afin de ne pas passer trop de temps sur la planification des congés, il est suggéré aux services RH d’utiliser le logiciel SIRH. Dans tous les cas, il est essentiel de combiner les souhaits des employés avant d’établir le planning des départs en congé : cette démarche facilite et accélère l’établissement de ce planning, ce qui réduit les risques d’erreurs. Dès lors, la continuité de l’activité de l’entreprise n’est pas compromise malgré les nombreux congés. Il faut être méthodique si l’on souhaite réussir à combiner les demandes à une période précise. La première chose à faire est de demander aux équipes de prévoir le plus tôt possible leurs congés : la liste des demandes doit être transmise aux RH à une date précise. Au moment de donner cette consigne aux équipes, il importe d’insister sur les employés qui n’ont pas du tout pris de congé sur la période de référence. En outre, il faut faire part aux membres des équipes des éventuels contraintes qu’ils doivent considérer avant de définir leurs dates de congés. L’objectif est qu’ils finissent leurs tâches avant leur départ et qu’ils ne les reportent pas à leur retour. Il est également judicieux de les prévenir ou de les rappeler des règles encadrant les congés. Enfin, concernant l’établissement du calendrier des départs, il est mieux d’établir des priorités en fonction des profils (ex. collaborateurs avec des enfants).

L’intérêt de faire appel à une solution SIRH pour la gestion des congés

Les services RH devraient désormais tous se tourner vers une solution SIRH pour réussir la gestion des congés des salariés. Plus cette gestion est rationnelle, plus les erreurs diminuent. Parmi les logiciels disponibles figurent Storhy. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, ce programme présente plusieurs avantages. Les données concernant les congés sont stockées au sein d’un outil unique. La gestion administrative devient fluide et aisée. Les demandes de congé sont envoyées par mail aux responsables et ces derniers envoient également par mail aux demandeurs la réponse. Les soldes de congés sont calculés et mis à jour automatiquement. Tout bien considéré, les RH économisent du temps en optant pour Storhy. Ce temps, ils peuvent l’affecter à la réalisation de tâches plus stratégiques. Le logiciel intègre systématique les dernières règles mises en œuvre ainsi que les nouvelles contraintes en lien avec les procédures des demandes de congés. Cela signifie que les risques d’erreurs sont réduits au maximum. Cela signifie également qu’il devient très difficile, voire impossible, de faire des abus. Cela signifie enfin qu’aucun employé n’est négligé : toutes les demandes sont prises en compte et traitées rapidement. Dans le même temps, les RH deviennent capable d’apporter de la satisfaction à une grande partie des demandeurs.

Conclusion

Les congés sont une période fondamentale pour les employés. Les services RH doivent savoir distinguer les différentes catégories d’absence et savoir si elles pourront être prélevées sur les droits de congés. Les services RH ont également besoin de savoir calculer avec précision les congés (droit et solde), de planifier les départs en congé et de maîtriser l’utilisation des logiciels SIRH. Les erreurs dans le suivi des congés payés sont parfois à l’origine des contentieux avec les salariés. C’est une des raisons pour laquelle il faut être précis, rigoureux et minutieux lorsque l’on gère les congés payés.